Clusterpartner im Fokus: Harald Falkner, Gründer und CEO von fab4minds

Ihr Unternehmen fab4minds besteht seit rund 25 Jahren, und ein Großteil Ihrer Kunden stammt aus der Lebensmittelbranche. Was hat sich durch die rasanten Entwicklungen in KI und Digitalisierung in den letzten Jahren in Ihrer Arbeit am stärksten verändert?

Die größte Veränderung liegt für mich in der Erwartungshaltung unserer Kunden – und das meine ich absolut positiv. Vor fünf Jahren war "KI im ERP" noch ein Gesprächsthema für Konferenzen. Heute kommen Geschäftsführer und IT-Leitungen mit konkreten Fragen: Welche meiner Prozesse kann ich automatisieren? Wo spare ich Ressourcen? Das hat unsere Arbeit grundlegend verändert – weg von reiner Systemeinführung, hin zu echter Prozessberatung mit KI-Komponente. Ein typisches Beispiel: Wo wir früher einen ERP-Rollout geplant haben, erarbeiten wir heute gemeinsam mit dem Kunden einen Automatisierungsfahrplan. 

Einsatzbereiche & Nachfrage

Einige Ihrer Kunden sind auch Clusterpartner. In welchen Unternehmensbereichen sehen Sie aktuell die größten Erfolge bzw. das stärkste Interesse an KI-Projekten? 

Bei unseren Lebensmittelkunden sehen wir das größte Interesse aktuell in drei Bereichen: erstens in der Beschaffung und Disposition – also automatisierte Bestellvorschläge auf Basis von Verbrauchshistorie und Saisonalität. Zweitens in der Qualitätsdokumentation – hier helfen KI-gestützte Workflows dabei, Aufwände für Rückverfolgbarkeit und Compliance erheblich zu reduzieren. Und drittens zunehmend im Controlling und Reporting – unser fabAI ermöglicht es, Auswertungen über Abfragen in normaler Sprache abzurufen, ohne dass dafür IT-Kenntnisse nötig sind. Das kommt gerade bei inhabergeführten Betrieben sehr gut an.

Welche konkreten KI-Anwendungsfälle haben sich in der Praxis bereits bewährt – beispielsweise in Produktion, Logistik oder Qualitätsmanagement?

Am Anfang war es vor allem die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Dokumentenmanagement – Belege erkennen, zuordnen, verarbeiten. Das hat enorm viel manuelle Arbeit abgenommen und war unser erstes großes Thema. Mittlerweile kann das aber schon fast jedes System, der Markt hat aufgeholt.

Was uns heute wirklich antreibt, sind KI-Agenten. Systeme, die nicht nur auf Eingaben reagieren, sondern selbstständig Aufgaben übernehmen, Entscheidungen vorbereiten und Prozesse anstoßen – ohne dass ein Mensch jeden Schritt manuell auslösen muss. In der Logistik kann ein Agent zum Beispiel Lieferengpässe erkennen, alternative Lieferanten vorschlagen und gleich eine Anfrage vorbereiten. Im Qualitätsmanagement überwacht ein Agent Kennzahlen im Hintergrund und meldet sich proaktiv, wenn Grenzwerte überschritten werden. Dazu kommt Machine Learning, das mit jeder Interaktion dazulernt und Prognosen in Disposition und Einkauf kontinuierlich verbessert.

Herausforderungen & Unsicherheiten

Wo beobachten Sie derzeit noch Unsicherheiten bei Unternehmen in der Implementierung und Umsetzung von KI?

Die größte Unsicherheit ist nach wie vor die Frage: "Wo fange ich überhaupt an?" Viele Unternehmen sehen die Möglichkeiten, wissen aber nicht, welches Problem sie zuerst angehen sollen. Hinzu kommt oft die Sorge um Datenschutz und Datenqualität – gerade in der Lebensmittelbranche mit sensiblen Produktions- und Kundendaten. Unsere KI, fabAI, kann sowohl in der Cloud als auch on-premises beim Kunden gehostet werden – das schafft Vertrauen und Flexibilität. Was ich außerdem beobachte: Die Bereitschaft der Mitarbeitenden wird unterschätzt. KI-Einführung ist immer auch Change Management. Wer das ignoriert, scheitert nicht an der Technologie, sondern an der Akzeptanz.

Welche konkreten Anwendungsbereiche für KI sind aktuell besonders relevant und zugleich rasch umsetzbar?

Was heute wirklich den Unterschied macht und gleichzeitig schnell umzusetzen ist, sind KI-Agenten: Sie übernehmen selbstständig Aufgaben, bereiten Entscheidungen vor und stoßen Prozesse an – ohne manuellen Eingriff. Ein Agent überwacht Kennzahlen und meldet sich proaktiv, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Ein anderer erkennt Lieferengpässe und leitet direkt Maßnahmen ein. Dazu kommt Machine Learning, das Prognosen in Disposition, Einkauf und Planung mit jeder Interaktion präziser macht – und damit kontinuierlich Mehrwert schafft, ohne großen Zusatzaufwand.

KI betrifft heute jedes Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche. fabAI ist so konzipiert, dass es genau dort einsetzt, wo ein Unternehmen gerade steht: egal ob bereits ein ERP im Einsatz ist oder nicht.

Praxisbeispiele & Mehrwert

Können Sie ein konkretes Beispiel nennen, bei dem der Einsatz von KI einen messbaren Geschäftsnutzen gebracht hat?

Sehr gerne – und das beste Beispiel kommt aus unserem eigenen Haus. Wir setzen fabular und fabAI selbst produktiv ein und haben damit unsere internen Abläufe grundlegend verändert. Aufgaben, die früher viel manuelle Arbeit bedeutet haben – von der Auswertung über die Dokumentenverarbeitung bis hin zu wiederkehrenden Routineprozessen – laufen heute weitgehend automatisiert. Was uns dabei am meisten überzeugt: Die Mitarbeitenden treffen bessere Entscheidungen, weil das System die Rechenarbeit übernimmt und sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich Urteilsvermögen erfordert. Wir leben selbst vor, was wir unseren Kunden empfehlen – und das gibt uns eine Glaubwürdigkeit, die kein Hochglanzprospekt ersetzen kann.

Welche Aktivitäten setzt Ihr Unternehmen im Bereich Ausbildung und Recruiting von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern?

Wir investieren stark in die Ausbildung unserer eigenen Leute – weil gute ERP- und KI-Berater nicht einfach am Markt verfügbar sind. Wir haben enge Kooperationen mit HTLs in der Region, etwa mit der HTL St. Pölten, mit der wir regelmäßig bei Diplomarbeiten zusammenarbeiten, und setzen auf kontinuierliche Weiterbildung, auch zu KI-spezifischen Themen. Beim Recruiting suchen wir bewusst nach Leuten mit Branchenbezug – jemand, der Lebensmittelproduktion oder Logistik aus eigener Erfahrung kennt, bringt für unsere Kunden schlicht mehr als ein reiner Technikexperte. Und intern leben wir selbst vor, was wir predigen: Wir nutzen fabAI aktiv in unseren eigenen Prozessen – etwa bei der automatisierten Aufbereitung von Projektdokumentationen oder für interne Auswertungen, die früher manuell zusammengestellt wurden.

Einstieg & Strategie

Wie sollten Unternehmen starten, wenn sie KI strategisch nutzen möchten, aber noch wenig Erfahrung haben? Welche konkreten ersten Schritte empfehlen Sie?

Mein Rat ist konsequent: Klein starten, echten Schmerz adressieren. Nicht das größte Projekt angreifen, sondern einen Prozess wählen, der heute tatsächlich nervt – zu viel Handarbeit, zu viele Fehler, zu viel Zeitaufwand. Dort ein konkretes KI-Projekt aufsetzen, messbare Ziele definieren, lernen. Dann den nächsten Schritt gehen. Was ich dringend empfehle: Nicht auf die perfekte Datenlage warten. Die gibt es nie. Und: KI-Strategie ist keine IT-Aufgabe allein – die Geschäftsführung muss das Thema treiben. Wer KI an die IT-Abteilung delegiert und selbst nicht eingebunden bleibt, wird keinen Wandel erleben.

Und noch ein wichtiger Punkt, der oft überrascht: fabAI ist kein reines ERP-Add-on. Unternehmen können fabAI unabhängig davon einsetzen, ob sie fabular oder überhaupt ein ERP-System im Einsatz haben. Der Einstieg in KI muss also nicht mit einer großen Systemeinführung verbunden sein – er kann sofort beginnen, dort wo der Bedarf am größten ist.

Zur Person:

Harald Falkner ist Gründer und CEO von fab4minds. Er begleitet mittelständische Unternehmen seit über 25 Jahren bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – mit einem klaren Fokus auf praxisnahe ERP-Lösungen und den gezielten Einsatz von KI im Unternehmensalltag und ist Cluster-Partner im Lebensmittel Cluster Niederösterreich.